CARACTERIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CALIDAD

 HERRAMIENTAS BASICAS DE CALIDAD

Las 7 herramientas de calidad permiten obtener los datos necesarios para solucionar problemas relacionados con la calidad en cualquier ámbito.

A mediados del siglo pasado, el profesor de Ingeniería de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, desarrollaba las 7 herramientas básicas de calidad. Experto en control de calidad, Ishikawa diseñó las herramientas imprescindibles que cualquier trabajador podría utilizar en beneficio de la calidad.

Hoy se utilizan en todo el mundo y se conocen como un conjunto de metodologías que pueden aplicarse para resolver cualquier problema relacionado con la calidad. Se basan en la recogida de datos y el análisis de los hechos, y para recurrir a ellas no es necesario tener amplios conocimientos de estadística, ya que su uso es sencillo.

Las 7 herramientas básicas de calidad son:

1.- Hoja de recogida de datos

Se emplea para recoger y clasificar información sobre un proceso o producto. Este tipo de hojas o planillas de inspección son muy similares a las checklist. Su diseño es muy importante, ya que dependiendo de este pueden utilizarse tanto para anotar resultados (de haberlos, enseguida pueden observarse patrones) como para comprobar tendencias .

Otra de sus ventajas es que los datos que aporta no son complejos. Permiten valorar los síntomas de un problema, buscar sus causas o, incluso, recopilar datos una vez planteada alguna hipótesis.

2.- Histograma

Resulta especialmente útil para analizar el patrón de comportamiento en un proceso de un determinado fenómeno, para calcular su frecuencia. Al tratarse de un gráfico, es más sencillo descubrir pautas que de otro modo serían más complicadas de ver.

No puede aplicarse a cualidades o características, sino a variables cuantificables. Estas aparecen representadas en forma de barras, cuya superficie es proporcional a la frecuencia de los datos reflejados. Las frecuencias se distribuyen en el eje vertical y las variables en el horizontal. Un histograma puede presentarse como un resumen de datos de fácil comprensión.

3.- Diagrama de Pareto

Es un gráfico basado en el principio de Pareto que, aplicado a la calidad, afirma que el 20% de las causas provocan el 80% de los problemas. Ordena cuestiones de mayor a menor frecuencia y nos sirve para revisar la frecuencia tanto de los problemas como de las causas. Es importante definir antes de comenzar qué aspectos se van a estudiar.

Con este diagrama de barras verticales se puede fijar un orden de prioridades a la hora de tomar decisiones y aplicar medidas.

4.- Diagrama de espina de pescado

Conocido también como diagrama causa-efecto o diagrama Ishikawa, se emplea para encontrar las causas de un problema de rendimiento a partir de un análisis más complejo.

Su uso también es muy sencillo, su diseño es muy similar al de una espina de pez y resulta fácil interpretar los resultados. Permite, además, comprobar cuáles son las diferencias entre el rendimiento que exigiría el correcto funcionamiento del proceso y el rendimiento actual.

5.- Gráfico de control

Ayuda a descubrir si un proceso determinado tiene un comportamiento que podemos predecir, si es estable o no. Para ello, se estudian dos tipos de variables. Las aleatorias se repiten dentro de los límites predecibles, mientras que las debidas a causas especiales muestran qué factores implicados en el proceso es necesario identificar.

En cuanto a su diseño, hay tres líneas. La básica es la central, mientras que la superior y la inferior dibujan los límites máximo y mínimo permitidos. Estos límites de control reflejan el grado de estabilidad de la cuestión que se analiza.

6.- Diagrama de dispersión

El diagrama de dispersión o correlación se emplea para comprobar la relación que existe entre dos variables diferentes (X e Y), que pueden ser dos problemas o dos causas. X e Y pueden mantener una correlación positiva, es decir, aumentar o disminuir al mismo tiempo. También puede ser negativa, si su comportamiento es distinto, mientras una se ve incrementada, la otra se reduce. La correlación nula es aquella en la que se demuestra que no hay ningún tipo de relación entre las dos variables.

Para poder aplicar este diagrama es necesario haber identificado el problema y fijar cuáles son las variables que se van a estudiar.

7.- Estratificación

Es una técnica muy útil cuando manejamos muchos datos, ya que contribuye a clasificarlos o agruparlos en función de sus características comunes.

Estratificar sería sinónimo de dividir el total de la información en subconjuntos, homogéneos entre sí y denominados estratos. De este modo, se pasa de datos genéricos y poco concisos a otros mucho más precisos, poco variables y, por lo tanto, más útiles a la hora de tomar decisiones.

Se puede utilizar, por ejemplo, para estratificar la materia prima (por proveedores, composición, procedencia…), la plantilla de trabajadores (antigüedad, estudios, edad…) o las ventas (físicas, online, días de la semana…).

Las 7 herramientas de calidad evidencian los resultados que una empresa u organización está teniendo. A partir de los datos que aportan pueden subsanarse errores o tomar decisiones más acertadas en cuanto a la calidad.

Todas ellas son actualmente de uso común en las empresas, ya que permiten obtener mejores resultados en cualquier ámbito relacionado con la calidad.

 MEJORA CONTINUA 

Cuando hablamos de Kaizen se nos viene a la mente la traducción mejora continua, Más que una simple palabra, o una metodología, Kaizen es una filosofía de trabajo que se acopla perfectamente con la disciplina de la cultura Japonesa, ¡hoy mejor que ayer mañana mejor que hoy!, mejorar todos los días como camino hacia la excelencia operacional.

“Todos los días se puede mejorar algo, por más pequeño que sea”, así lo afirma uno de los principios de Kaizen. Y a quién de nosotros no le gustaría que nuestro nuevo proyecto fuera más exitoso que el anterior, en apariencia a todos, pero realmente pocos tenemos la disciplina para realizar mejoras constantes y a menudo nos vemos arrastrados por la procrastinación.

¿Qué se necesita para lograr la mejora continua?

Aunque parezca trivial se necesitan dos cosas muy simples:

• Poder visualizar los problemas
• Tener un método para resolverlos

Para poder visualizar los problemas necesitas procesos que saquen los problemas a flote, herramientas o indicadores que permitan visualizarlos, y lo más importante una cultura orientada a hacer las cosas bien, de poder ver los errores y decirlos. Es posible usar métodos y herramientas para ver los problemas como gestión visual, VSM, análisis de causa raíz , 5 porqués, diagramas de Ishikawa, una vez que hemos visto los problemas debemos saber que podemos hacer con ello ¿Qué hacemos con este problema?¿es necesario resolverlo? ¿Cómo podemos resolverlo?

Tener un método claro para resolver problemas en el equipo es fundamental para resolverlos problemas. El grafico que se muestra en la portada del articulo nos muestra un método muy práctico para resolver problemas basado en 5 pasos sencillos:

1. Párate sobre los hombros de un gigante

Primero párate sobre un estándar algo que ya ha funcionado antes ¡pregunta! Alguien más ya puede haberlo resuelto hay 7mil millones personas en este planeta y hay 13 mil colaboradores en el Grupo, usa la biblioteca, la red, las comunidades, usa la lecciones aprendidas de nuestro más de 80 años de historia.

2 Planifica buscando agregar valor

• Busca resolver el problema desde el punto de vista del usuario (empatiza),
• Mapea la situación actual usa VSM si es necesario ¿Dónde estamos? ¿Dónde debemos o necesitamos estar?
• Analiza la causa raíz del problema, las limitaciones
• Plantea un objetivo específico que desees cambiar (define), puedes usar frases que empiecen con un ¿Cómo podríamos…?

     3. Experimenta, fracasa rápido y barato

• Esboza alternativas que permitan tomar una decisión, siempre más de una, además una alternativa siempre será no hacer nada al respecto. (idear)
• Elabora prototipos, que te permitan aprender de la solución y el problema, que muestren rápidamente sin necesidad de explicar que las alternativas puede solucionar el problema.

   4. Verifica que resuelve el problema

• Elige por ventajas usando CBA, analiza como las alternativas planteadas impactan en la Gente, la Calidad, la Seguridad, el Tiempo, el Costo y cuáles son las ventajas que ofrece cada alternativa en estas dimensiones para toma runa mejor decisión.
• (Evalúa) la solución planteadas  con los usuarios finales y recibe feedback de sus impresiones e incluye sus puntos de vista en la solución final.

5.Impleméntalo y estandarízalo

• Implementa la solución en todos los demás procesos que aplique y haz un seguimiento para saber que tus acciones tiene el impacto que se planteó originalmente en los objetivos
• Estandariza la solución, documéntala adecuadamente para que sea útil para futuros análisis.

Una herramienta que ayuda mucho en este proceso de mejora continua, es el A3 Kaizen que es un formato sencillo que se puede elaborar una vez al mes, colocarlo en un mural en la oficina para presentarlo al jefe o la persona que puede tomar la decisión para implementarlo.

Las organizaciones que han empezado a adoptar el ciclo de mejora continua, han visto grandes mejoras en tres puntos importantes para el negocio:

1. Las ventas, entregando mayor cantidad de productos, incrementando el avance o simplemente logrando generar entregas justo a tiempo.
2. Las utilidades, logrando reducir costos de producción eliminando desperdicio o con alternativas de optimización de flujos de producción y soporte
3. La caja, logrando reducir el trabajo en proceso o los inventarios, generando asi mejores alternativas financieras para el negocio.

Casos prácticos: Estrategias para Atacar los 7 Desperdicios de la Producción

Siempre se habla de los 7 desperdicios de la producción – cuya palabra Japonesa es Muda, pero con mucha menor frecuencia se exploran estrategias para su reducción o eliminación en detalle. El principal objetivo del Lean Manufacturing es identificar las actividades que agregan valor al producto y satisfacen alguna necesidad del cliente, eliminando o reduciendo todo lo demás, lo cual entra en la categoría de desperdicio. Como consecuencia garantizada de la eliminación de desperdicio se obtiene una mejor calidad en el producto, mientras que se reducen costos y lead times de producción.

Lean Manufacturing y TPS ofrecen una serie de herramientas diseñadas para atacar y reducir dichos desperdicios – actividades que no agregan valor al producto, como lo son el Value Stream Mapping (VSM), las 5S, Kanban, entre otros. Es importante resaltar que aunque el desperdicio no es deseable y genera sobrecostos para la organización, inevitablemente cualquier proceso los tendrá en mayor o menor grado y existe desperdicio que de hecho es necesario para el procesamiento del producto.

Es por lo anterior que Lean y TPS generan la distinción entre actividades que no agregan valor pero son necesarias para el proceso y actividades que no agregan valor y que no son necesarias para el proceso. Ejemplos de desperdicio necesario son actividades logísticas esenciales para la fabricación del producto, ya que al cliente no le interesa la operación logística de reabastecimiento de materiales en la planta aunque sea esencial para recibir su producto de buena calidad y cumpliendo sus requerimientos de funcionalidad, estética y calidad.

Infografía desglosando lo que son actividades de valor agregado y valor no agregado en procesos manufactureros y administrativos.

Aún si hablamos de productos muy distintos pertenecientes a industrias opuestas, los tipos de desperdicio en todas las industrias son los mismos en distintas proporciones.

¿Cuales son los 7 desperdicios Lean?

La eficiencia se trata de llegar a tener un excelente desempeño, utilizando la menor cantidad de entradas (materiales, recursos humanos, tiempo) obteniendo las mayores salidas posibles. Para minimizar las entradas requeridas en el proceso, es imperativo reducir el desperdicio:

• Transporte (Transportation)
• Inventario (Inventory)
• Movimientos (Motion)
• Esperas (Waiting)
• Sobreproducción (Overproduction)
• Sobreprocesamiento (Overprocessing)
• Defectos (Defects)

Adentrémonos a explorarlos uno a uno, con las técnicas, herramientas y estrategias para atacar y reducir cada uno de ellos:

Transporte

El desperdicio del transporte se define como el movimiento de materiales o productos de una ubicación a otra. En Lean, el transporte se consideraría una actividad que no agrega valor innecesaria cuando destinamos recursos a trasladar materiales o producto que no requieren procesamiento inminente. Sumado a los recursos desperdiciados en dicha actividad existe el riesgo de dañar, refundir o maltratar el producto o causar algún accidente. El desperdicio del transporte es comúnmente causado por:

• Tener múltiples áreas de producción y almacenamiento
• Líneas de producción con layouts deficientes
• Procesos de producción excesivamente complejos
• Lotes de producción grandes

Estrategias

Limitar estrictamente el WIP (trabajo en proceso) en la documentación de trabajo estandarizado y con gestión visual. Eliminar pasos innecesarios entre procesos y optimizar la distribución del área para minimizar el transporte en el proceso productivo.

Inventario

El inventario en el contexto del segundo de los 7 desperdicios se define como componentes, materiales, insumos y material en proceso que se almacenan y no están siendo procesados por la compañía. El almacenamiento de documentación innecesaria o la subutilización del área de trabajo disponible tambien constituyen desperdicio de “inventario”. Las causales más frecuentes de inventario excesivo son:

• Falta del establecimiento y cumplimiento de normas de SWIP – Standard Work in Process o trabajo en proceso estándar.
• Mala planeación y gestión de inventarios, pronósticos con grandes desviaciones
• Defectos en el inventario

Estrategias: Desarrollo de proveedores y procesos estables y confiables, esquemas productivos pull, estándares SWIP, implementación Kanban.

Movimientos

El desperdicio del movimiento consiste en los desplazamientos, movimientos manuales y traslado de trabajadores y equipos en la ejecución de procesos. Algunos ejemplos del desperdicio del movimiento en los negocios:

• Desplazarse para entregar documentación
• Búsquedas de herramienta y elementos de trabajo
• Alzar elementos pesados
• Oficinas y estaciones de trabajo poco ergonómicas

Esperas

El desperdicio de las esperas consiste en experimentar paradas no planeadas de producción por fallas de maquinaria, desabastecimiento de materiales, desbalanceo de la línea de producción, cambios de producto largos, u otros motivos que evitan que el colaborador o máquina procese el siguiente material en proceso. Las esperas se pueden generar cuando dos procesos independientes no se encuentran sincronizados, por ejemplo permanecer improductivo esperando alguna herramienta compartida, caídas del sistema, o esperar una respuesta de algún departaamento para poder tomar acción. Las esperas se generan principalmente por:

• Planeación deficiente del proceso o mala distribución (layout) de las áreas
• Tiempos muertos y paradas de maquinaria no planeadas
• Balanceo de línea deficiente y cuellos de botella
• Variabilidad en los procesos

Estrategias: Implementar y hacer cumplir la estandarización de trabajo incluyendo actualización y difusión de Takt Times, subordinación/ eliminación de cuellos de botella, implementación de TPM y SMED.

Sobreproducción

La sobreproducción es simplemente cuando se produce mayor cantidad de producto terminado que la requerida, de acuerdo con la demanda del cliente – “hacer demasiado producto muy pronto”. Por lo general se sobreproduce con una mentalidad de “por si acaso”. En inglés se contrapone el producir a stock frente a producir justo a tiempo con la frase “Just in case vs. Just in Time”. Las causas más frecuentes de sobreproducción son:

• Pronósticos deficientes de la demanda
• Programación de producción deficiente
• Cambios de producto demasiado largos
• No trabajar al Takt Time

Estrategias: Establecer y difundir Takt Times por producto, trabajar hacia una producción JIT (Just-in-time) en esquema pull.

La sobreproducción es considerada el desperdicio más perjudicial, pues agrupa todos los demás desperdicios para producir más de lo requerido.

Sobreprocesamiento

El sobreprocesamiento consiste en agregar más proceso o elementos a un producto de lo que requiere o valora el cliente. El objetivo en torno al producto debe ser únicamente ejecutar los procesos que suplen las necesidades y expectativas del cliente. Un ejemplo de sobreprocesamiento es agregar vinipel y exceso de material de empaque en frutas y verduras. El sobreprocesamiento tambien puede ser el resultado de etapas innecesarias de producción, utilizar métodos obsoletos o no contar con procesos estandarizados, así como procesos de aprobación demasiado lentos.

Estrategias: La solución es igualar el nivel de procesamiento a las necesidades del cliente por las cuales está dispuesto a pagar. Siempre se debe tener al cliente en mente antes de iniciar a trabajar en cualquier tarea.

Defectos

Cualquier producto defectuoso requiere uno de dos cursos de acción: reparación o reposición (darlo de baja). Los defectos generan documentación adicional y desperdician recursos materiales y humanos y degradan la imagen de la marca si llegan a salir de la fábrica. La mayoría de defectos son causados por:

• Falta de estandarización
• Mala comunicación
• Procesos con alta variabilidad
• Controles insuficientes
• Error humano

Siempre será mejor prevenir defectos que detectarlos, lo cual diferencia un acercamiento industrial desde el aseguramiento de la calidad frente al control de calidad en su enfoque tradicional y obsoleto.

Estrategias: Estandarizar procesos y capacitar regularmente al personal. Implementar poka yokes, procesos a prueba de error, en donde sea posible y especialmente en ítems CTQ (critical to quality). Desarrollar rutinas de inspección y auditoría de proceso

Los 5 Pasos para eliminar los 7 desperdicios

1. Ver el desperdicio: Hacer el desperdicio visible.
2. Reconocerlo: Es necesario estar consciente del despilfarro
3. Definir responsabilidades
4. Definir el alcance de la situación (medír el desperdicio – tiempo y dinero), lo cual nos permite priorizar proyectos y valorar el retorno a la inversión (ROI)
5. Eliminarlo o reducirlo

Eliminar/ reducir desperdicio suena un poco más fácil de lo que realmente es, sin embargo el sacar mayor provecho del conocimiento y habilidad de los colaboradores que pregona la filosofía Kaizen, las herramientas Lean Manufacturing, los Eventos Kaizen y el empoderamiento del trabajador permitirán al interesado liderar proyectos de impacto operativo y financiero con éxito.